Bài viết trang giới thiệu giải pháp

Giải pháp giúp gia tăng sức mạnh quản trị cho người bán lẻ khi tham gia thị trường Thương Mại Điện Tử

Haravan kết nối KiotViet giúp các nhà bán lẻ tại cửa hàng nay có thể tham gia thị trường Thương mại điện tử bằng cách tự động hoá quá trình Bán hàng online theo phương thức COD từ Sản phẩm - Đơn hàng - Tồn kho,

KiotViet là phần mềm thế nào?

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ khiến các chủ cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam yêu thích bởi sự đơn giản, dễ sử dụng và mức chi phí vô cùng hợp lý. Chúng tôi khao khát mang công nghệ phục vụ các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam, giúp các bạn giải quyết khó khăn trong quá trình quản lý bán hàng một cách đơn giản, dễ dàng nhất mà không tốn quá nhiều chi phí,

KiotViet cần cho những ai?

Chúng tôi hi vọng, KiotViet sẽ trở thành công cụ phổ biến nhất, hỗ trợ hoạt động kinh doanh dễ dàng và hiệu quả cho các nhà bán lẻ.

Haravan và KiotViet sẽ hoạt động cùng nhau như thế nào?

Đồng bộ sản phẩm:

• Tất cả sản phẩm ở KiotViet sẽ tự động cập nhật sang Haravan chỉ với với một key duy nhất là thông tin Barcode sản phẩm,
• Người dùng có thể đồng bộ sản phẩm khi đã có sản phẩm ở cả hai hệ thống hay hiện chỉ đang có sản phẩm tại KiotViet.

Quản trị đơn hàng:

• Khách hàng tiến hành đặt hàng thông qua Website, đơn hàng sẽ nhanh chóng được đồng bộ về KiotViet, ứng dụng hiện đang hỗ trợ phương thức COD (phương thức hiện đang được người mua hàng tại Việt Nam lựa chọn với tỷ lệ 95% các đơn hàng online)
• Ngoài ra chúng tôi còn đồng bộ luôn những đơn hàng ở những kênh bán hàng khác nếu các bạn có kết nối với shop Haravan (Market Place, Facebook, ...)

Đồng bộ tồn kho:

• Khi có thay đổi về số lượng tồn kho tại KiotViet ứng dụng sẽ tự động cập nhật về Haravan dựa trên cơ chế đồng bộ đã thiết lập trước đó,
• Ứng dụng hiện đang có thể đồng bộ theo phướng thức một chi nhánh tại KiotViet với một chi nhánh tại Haravan hoặc nhiều chi nhánh tại KiotViet với một chi nhánh tại Haravan,

Những giá trị khác nào mà ứng dụng này mang lại?

Không phải lặp lại thao tác tạo đơn hàng, vận đơn cho những đơn hàng online

• Thay vì phải tạo lại những đơn hàng từ các kênh bán hàng online vào hệ thống KiotViet, nay ứng dụng đã làm thay việc đó, giúp cải thiện hiệu suất làm việc cho nhân viên xử lý đơn hàng online,
• Ngoài ra thì với sự hỗ trợ fulfillment của Haravan thì các đơn hàng nay đã tự động kết nối với các nhà vận chuyển một cách nhanh chóng, khi đó nhân viên xử lý cũng không cần phải tốn thêm công đoạn tạo vận đơn ở hệ thống nhà vận chuyển như trước đây,

Thêm mới sản phẩm chỉ với một lần duy nhất và tại một nơi duy nhất

• Việc tạo sản phẩm ở nhiều kênh bán hàng đã có khi là cơn ác mộng cho nhà bán hàng, thì nay mọi thứ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi sản phẩm được tạo tại KiotViet sẽ nhanh chóng được đồng bộ những thông tin tối thiểu sang Haravan và với thế mạnh trong việc nội dung hoá thông tin sản phẩm cho người dùng online thì việc đẩy thông tin sang các kênh bán hàng online còn lại là việc của Haravan chứ không phải là của người dùng nữa,
• Ngoài ra việc đồng bộ giá và các chương trình khuyến mãi sẽ tập trung hơn từ những tiện ích mà Haravan đang cung cấp giúp các nhà bán lẻ không phải lo lắng cho sự không nhất quán thông tin ấy nữa,

Bài viết hướng dẫn sử dụng

Luồng Vận hành Đơn hàng & Quản trị Tồn kho giữa Haravan và KiotViet

Luồng vận hành đơn hàng (đối với loại đơn hàng online từ web với phương thức COD)

Khi có một đơn hàng (Order) mới từ Haravan (kênh bán hàng là web - loại COD), thì quá trình đồng bộ giữa hai hệ thống sẽ như sau:

• Order (HRV) sẽ được đẩy sang KOV là -->Phiếu đặt hàng (KOV)
• Order chuyển cho nhà vận chuyển lúc này trạng thái vận chuyển là "Đang giao hàng" --> Phiếu đặt hàng chuyển trạng thái "Hoàn thành", đồng thời sẽ tạo thêm Hoá đơn với trạng thái "Chưa giao hàng" tại KOV
• Order chuyển trạng thái vận chuyển "Đã giao hàng" và trạng thái thanh toán "Đã nhận tiền" --> Hoá đơn sẽ chuyển sang trạng thái "Hoàn thành"

Việc đơn hàng được hoàn tất từ thanh toán đến kết nối trực tiếp đến các đơn vị cung cấp dịch bên thứ ba, thì mọi thao tác thay đổi trạng thái đơn hàng sẽ phải thực hiện trên hệ thống Haravan, tương ứng với những trạng thái thay đổi thì tình trạng tồn kho sẽ tương ứng được cập nhật, việc này sẽ giúp cho tình trạng tồn kho giữa hai hệ thống được liền mạch. (Không xử lý đơn hàng trên hệ thống KOV)

Việc quản trị tồn kho từ Cập nhật kho hàng, điều chuyển hàng hoá giữa các kho, kèm mua hàng sẽ như thế nào?

Với ứng dụng kết nối giữa hai hệ thống KiotViet và Haravan thì những nghiệp vụ trên người dùng có thể chủ động và thực hiện trên hệ thống KiotViet. Số liệu thay đổi tồn kho ngay lập tức sẽ được cập nhật về hệ thống Haravan khi nghiệp vụ được xử lý.

Haravan - KiotViet hướng dẫn cài đặt kết nối

Một số bước cần chuẩn bị và thực hiện trước khi tiến hành kết nối

• Đảm bảo số liệu tồn kho tại các chi nhánh trên hệ thống KiotViet sẵn sàng cho việc tích hợp. Nếu bạn đang có nhiều chi nhánh, hãy chắc chắn cho việc cập nhật số liệu tồn kho tại những địa điểm này trên hệ thống Haravan được cập nhật từ hệ thống KiotViet. (Nếu bạn đang có nhiều chi nhánh, hãy đảm bảo rằng số liệu tồn kho trên của những chi nhánh đó trên hệ thống Kiotviet chuẩn khi đồng bộ sang hệ thống Haravan)
• Phải đảm bảo tất cả sản phẩm của các bạn tại Haravan phải có thông tin Barcode. Vì đây là thông tin rất quan trọng cho việc đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống ở bước đầu tích hợp, cũng như là căn cứ để đồng bộ tồn kho về sau.
• Để việc đồng bộ sản phẩm lần đầu tiên giữa hai hệ thống được diễn ra tốt đẹp, chúng tôi khuyến khích các bạn thực hiện những thao tác sau:
  • Dành cho khách hàng sử dụng song song 2 hệ thống
    • Xuất danh mục sản phẩm ở hai hệ thống ra Excel
    • Tiến hành kiểm tra thông tin Barcode của sản phẩm tại Haravan đã đầy đủ chưa?
    • Tiến hành kiểm tra số lượng sản phẩm hiện đã tương ứng giữa hai bên hay chưa? Kèm theo Mã sản phẩm (KOV) với Barcode (HRV) đã chuẩn và “matching” chưa?
    • Nếu số lượng sản phẩm hay hệ thống chưa đầy đủ thì vui lòng:
      • Cập nhật đầy đủ cho hệ thống KiotViet và hệ thống Haravan
      • Cập nhật đầy đủ tương đương cho hai hệ thống (ứng dụng sẽ chỉ matching sản phẩm ở hai hệ thống thôi)
    • Dành cho khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ KiotViet hoặc chỉ Haravan
      • Xuất danh mục sản phẩm mà Nhà bán hàng đang có ở 1 trong 2 hệ thống sau đó nhập danh sách đó vào hệ thống còn lại
      • Chỉnh sửa thông tin sản phẩm tại hệ thống vừa nhập cho phù hợp với hệ thống của cả 2 bên.
      • Ứng dụng sẽ matching các sản phẩm tương ứng của 2 bên hệ thống.

Lưu ý: Ứng dụng chỉ hỗ trợ các sản phẩm danh mục hàng hoá bên Kiotviet, không hỗ trợ các sản phẩm:

• Sản phẩm dịch vụ
• Sản phẩm combo
• Sản phẩm có đơn vị tính quy đổi ( thùng, hộp, cái…)

Bắt đầu tiến trình tích hợp

Vào trang ứng dụng của Haravan theo link sau và tham khảo tổng quan về giải pháp:

• https://apps.haravan.com/products/ki-ot-viet

Tiến hành chọn nút "Cài đặt ứng dụng" như hình bên dưới để cài đặt về shop của mình

Màn hình thông báo cho tiến trình cài đặt ứng dụng lên shop của bạn xuất hiện,

Nhấn chọn "Cài ứng dụng Haravan KiotViet" để tiếp tục tiến trình cài đặt, sau khi cài đặt thành công thì cửa sổ đăng nhập vào hệ thống KiotViet xuất hiện,

Để có được những thông tin ở cửa sổ các bạn vui lòng quay trở lại ứng dụng KiotViet để tra cứu, theo hình bên dưới

Nhập thông tin đã có vào cửa sổ đăng nhập để đi tiếp tiến trình cài đặt kết nối

Sau khi đăng nhập thành công, giao diện ứng dụng sẽ hiện ra để các bạn bắt đầu cài đặt cấu hình,

Liên quan đến phần cấu hình kho hàng kết nối giữa HRV và KOV, các tuỳ chọn đang có:

• Kết nối một chi nhánh: Tuỳ chọn này hỗ trợ cho trường hợp người dùng chỉ muốn cập nhật tồn kho và đồng bộ đơn hàng giữa hai hệ thống trên một kho duy nhất. Lựa chọn này phù hợp cho những mô hình kinh doanh nhỏ gọn với chỉ một cửa hàng và hiện đang muốn bán thêm kênh online và các Marketplace. Nhưng có một nhược điểm là số lượng tồn kho hiện chỉ đang thể hiện trên kho được kết nối, việc này sẽ giới hạn cho việc khách đặt hàng trên web khi hết hàng tại kho đồng bộ.

• Kết nối đa chi nhánh: Tuỳ chọn này hỗ trợ cho trường hợp người dùng đang tổ chứ hệ thống chi nhánh ở hai hệ thống tương đương nhau, đồng thời muốn đồng bộ số lượng tồn kho cho hai hệ thống. Với tuỳ chọn này thì người dùng có thể chọn từng chi nhánh ở hai bên để tiến hành đồng bộ hàng tồn kho

Lưu ý: Khách hàng nên tạo một kho trên hệ thống KiotViet phục vụ cho việc bán hàng và nhận đơn hàng online về và không nên bán hàng tại cửa hàng trên kho này,

Bạn có thể Thay đổi cài đặt kết nối kho này lại bất cứ lúc nào trong quá trình sử dụng bằng cách vào trang Admin Haravan > Ứng dụng > Haravan KiotViet

Liên quan đến phần đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống HRV và KOV, ứng dụng đang có hai lựa chọn:

• Khách hàng đang có sản phẩm tại KiotViet và chưa có sản phẩm tại Haravan: hệ thống sẽ tiến hành tạo mới sản phẩm lên Haravan từ những sản phẩm đang có tại Kiotviet
• Trường hợp hợp các bạn đang có thông tin ở cả 2 hệ thống: hệ thống sẽ tiến hành các nghiệp vụ sau
  • Kiểm tra và đồng bộ những items hiện đang có giữa hai hệ thống và kết nối những items đang trùng Barcode (HRV) vs Mã sản phẩm (KOV)
  • Sau đó sẽ tiến hành tạo mới sản phẩm từ KOV sang HRV đối với những sản phẩm hiện đang có trên KOV mà HRV chưa có

Lưu ý:

• Do ứng dụng hỗ trợ đồng bộ dữ liệu có cùng lúc ở hai hệ thống nên các bạn lưu ý phải đảm bảo thông tin Barcode của sản phẩm trên HRV phải đầy đủ trước khi chọn phương thức này,